ERP optimieren oder ersetzen? Es gibt eine dritte Möglichkeit, 100% passgenau.

Die Kritik ist echt. Nur zeigt sie nicht auf das System.

Auf dem Tisch liegt ein Angebot für ein neues ERP. Sechsstellig nur für die Software. Hinzu kommt ein Jahr Projektlaufzeit, nochmal sechsstellig. Angestoßen hat das Ganze ein Satz aus der Buchhaltung, der vor drei Monaten in einer Besprechung fiel: Mit dem System können wir das nicht. Nachgeprüft hat den Satz seitdem niemand.

Dabei wäre das der Moment gewesen, in dem sich die Investition entscheidet.

Die Trovarit-Studie „ERP in der Praxis" ist der größte anbieterunabhängige Erfahrungsaustausch unter ERP-Anwendern im deutschsprachigen Raum, begleitet von der RWTH Aachen. Für die Ausgabe 2026/2027 wurden 1.538 ERP-Installationen bewertet. Beim Thema Einführung zeigt die Studienreihe ein ernüchterndes Bild: Nur noch rund 17 Prozent der Anwender berichten von einer weitgehend reibungslosen ERP-Einführung, Tendenz sinkend.

International sieht es nicht besser aus: Gartner erwartet, dass bis 2027 mehr als 70 Prozent der kürzlich eingeführten ERP-Initiativen ihre ursprünglichen Geschäftsziele nicht vollständig erreichen, bis zu 25 Prozent scheitern sogar katastrophal. Und trotzdem liegen in deutschen Konferenzräumen gerade reihenweise sechsstellige Angebote auf dem Tisch, mit denen das bestehende System ersetzt werden soll.

Die Kritik ist ja da, sie zielt nur woanders hin. Schlechter bewertet werden Schnittstellen, Stabilität und das Preis-Leistungs-Verhältnis. Fragt man nach den drängendsten Problemen im laufenden Betrieb, stehen die Kosten mit rund 23 Prozent an erster Stelle, Schnittstellen und Integration mit rund 19 Prozent an zweiter. Beide Schmerzpunkte sitzen nicht im System. Sie sitzen zwischen Systemen Ihren hausinternen Prozessen und dafür hat kein Anbieter ein Produkt im Regal.

Was Sie tatsächlich kaufen

Rechnen Sie einen Fall mit, den Sie vermutlich kennen. Aufträge kommen per Mail und werden ins ERP getippt. Das Lager führt seine Bestände in einer eigenen Liste. Am Monatsende gleicht die Buchhaltung beides ab, stundenlang oder gar tagelang.

Zwei Personen, je 45 Minuten am Tag, macht 330 Stunden im Jahr. Bei einem Vollkostensatz von EUR 55,00 sind das EUR 18.150,00 pro Jahr. Über fünf Jahre EUR 90.750,00, und zwar dafür, dass jemand Daten abtippt, die eigentlich im ERP digital vorliegen.

Die Frage, die im Verkaufsgespräch nie gestellt wird, lautet: Wie viel von diesen 330 Stunden verschwindet, wenn Sie das ERP austauschen?

Keine einzige. Nach dem Go-live steht dasselbe Lagersystem daneben, es kommen dieselben Mails, und die Liste führt weiterhin dieselbe Kollegin. Die Anbindungen müssen neu gebaut werden, diesmal von vorn. Sie haben Ihr Problem nicht gelöst, sondern ein Jahr gekauft, in dem sich niemand darum kümmern konnte.

Im Angebot steht eine Zahl. Für den internen Aufwand steht nirgends eine. Die Hauptanwender, die ein halbes Jahr lang zur Hälfte im Projekt hängen, Testläufe, Nachschulungen und die Wochen nach dem Go-live, in denen alles langsamer geht als vorher oder gar zusammenbricht: Das ist alles real, aber es taucht in keinem Dokument auf, das Sie unterschreiben. Laut Trovarit kostet eine ERP-Einführung im Schnitt EUR 5.917,00 pro Arbeitsplatz, in Unternehmen bis 100 Mitarbeitende EUR 6.142,00. Und wo das Budget reißt, ist laut Panorama Consulting der häufigste Grund zusätzliche Technik, deren Bedarf erst mitten im Projekt auffällt.

Der Praxistest dauert zehn Minuten

Sammeln Sie die letzten zehn Beschwerden über Ihr ERP ein. Aus dem Vertrieb, aus der Buchhaltung, aus dem Lager. Und sortieren Sie jede einzelne in eine von drei Schubladen.

• Das System kann es nicht. Eine Funktion fehlt, die Ihre Branche zwingend braucht.

• Das System kennt es nicht. Die Information liegt woanders und wird von Hand übertragen.

• Die Daten taugen nicht. Das System könnte es, aber die Stammdaten pflegt niemand.

Nur die erste Schublade ist eine Systemfrage. Die zweite ist eine Frage der Integration. Die dritte ist eine Frage der Organisation, und die zieht mit um. Eine Migration repariert keine Stammdaten. Im Gegenteil: Laut Panorama Consulting sind Datenprobleme der häufigste Grund, warum ERP-Projekte ihren Zeitplan reißen.

Wenn nach dieser Sortierung weniger als die Hälfte in der ersten Schublade liegt, brauchen Sie kein neues ERP, sondern Verbindungen und saubere Daten. Das ist unspektakulär und es geht ohne Projektjahr.

Wann ein Wechsel trotzdem richtig ist

Vier Gründe tragen einen Systemwechsel wirklich.

Der Hersteller stellt Wartung oder Support ein, oder Ihr Release ist so alt, dass keine Sicherheitsupdates mehr kommen. Ihr Geschäftsmodell hat sich so verändert, dass ein Kernprozess grundsätzlich nicht abbildbar ist. Die Architektur lässt keine Anbindung zu, also keine Schnittstelle und keine dokumentierte Datenbank. Oder der Anpassungsgrad ist über die Jahre so hoch geworden, dass jedes Update zum eigenen Projekt wird.

Trifft einer dieser Punkte zu, ist der Wechsel überfällig, und jedes weitere Jahr Optimierung ist verlorenes Geld. Trifft keiner zu, ist er die teuerste Art, ein Integrationsproblem zu umgehen.

Das KI-Argument

Ein Satz fällt derzeit in fast jedem Verkaufsgespräch: Nur ein modernes System sei KI-fähig. Dazu lohnt ein Blick auf die Zahlen.

Die Relevanz ist real und steigt schnell. 2022 hielten rund 16 Prozent der Anwender künstliche Intelligenz im ERP-Umfeld für hoch relevant, 2024 waren es 29 Prozent, in diesem Jahr 57 Prozent.

Bei der Umsetzung sieht es anders aus. 41 Prozent der Unternehmen orientieren sich noch, weitere 10 Prozent planen konkret, knapp 17 Prozent nutzen KI für einzelne Anwendungsfälle. Breit oder regelmäßig im Einsatz ist sie bei 1,8 Prozent. Und 27 Prozent planen überhaupt keinen Einsatz.

1,8 Prozent sind der Stand der Technik, für den Ihnen gerade ein Systemwechsel verkauft wird.

Auch beim Betriebsmodell gibt es keinen Zwang zur Eile: 60,7 Prozent der Anwender halten On-Premises weiterhin für geeignet. Die Studie zeigt keinen Markt im Umbruch, sondern eine Landschaft, in der beides dauerhaft nebeneinander bestehen wird. Wer Ihnen etwas anderes erzählt, verkauft Ihnen vor allem Dringlichkeit.

Die dritte Möglichkeit

Zwischen behalten und ersetzen liegt der Weg, über den selten jemand spricht: aufsetzen. Das bestehende System bleibt, wo es ist. Was dazukommt, sind die Übertragungen, die heute ein Mensch erledigt. Die eigentliche Frage ist also nicht, welches ERP Sie kaufen, sondern wie Ihre Systeme zusammenarbeiten. Mit KI verschiebt sich dabei die Arbeitsteilung: Übertragungen, die heute ein Mensch erledigt, laufen im Hintergrund. Ihre Mitarbeiter greifen nur noch dort ein, wo etwas vom Normalfall abweicht. Am Beispiel von oben sieht ein Auftrag dann so aus:

• Eingang. Die Bestellung kommt wie gewohnt per Mail, im Text oder als PDF. Die KI liest Kunde, Artikel, Mengen und Liefertermin aus und gleicht alles mit den Stammdaten im ERP ab.

• Auftrag. Stimmen Preise und Konditionen, wird der Auftrag direkt angelegt. Weicht etwas ab, landet nur dieser eine Fall bei einem Menschen, mit einem Hinweis, was nicht passt.

• Lager. Der Bestand wird automatisch geprüft und reserviert. Fehlt Ware, geht die Anfrage an den Lieferanten raus, und der Kunde erhält einen realistischen Liefertermin.

• Versand und Rechnung. Lieferschein, Versandlabel und Sendungsnummer entstehen ohne Zutun, die Rechnung geht als E-Rechnung an den Kunden.

• Buchhaltung. Ausgangs- und Eingangsrechnungen fließen als Buchungsstapel nach DATEV, Zahlungseingänge werden automatisch den offenen Posten zugeordnet. Der Monatsabgleich aus dem Rechenbeispiel entfällt.

• Meldungen und Auswertungen. Die Intrastat-Meldung entsteht aus den tatsächlichen Warenbewegungen, die Excel-Auswertung für die Geschäftsführung aktualisiert sich selbst, statt von Hand gepflegt zu werden.

Wo man anfängt

Der erste Schritt ist keine Anbieterrecherche. Es sind drei Feststellungen, und zwar schriftlich:

1. Die zehn Beschwerden sortieren. Nach den drei Schubladen. Das Ergebnis sagt Ihnen, ob Sie über Software reden müssen oder über Prozesse.

2. Den Handaufwand in Stunden messen. Eine Woche lang ehrlich mitzählen: Wie viel Zeit geht dafür drauf, Daten zu übertragen, die schon digital vorliegen? Mit Ihrem Vollkostensatz multipliziert haben Sie den Anker für jedes Gespräch über Investitionen.

3. Die drei wichtigsten Verbindungen benennen. Welche drei Anbindungen sparen am meisten Handarbeit? Diese Antwort behält ihren Wert auch dann, wenn Sie am Ende doch wechseln.

Für 60,8 Prozent der Anwender liegt der wichtigste Nutzen eines ERP darin, Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dieser Nutzen geht verloren, sobald Systeme nebeneinander statt miteinander laufen. Wir sehen uns an, was Ihr bestehendes System kann, und verbinden es dort, wo heute noch getippt wird.